Even al het overzicht kwijt? Triatmin helpt u graag weer op weg. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. Contact

Loonadministratie

Als u 1 of meer werknemers in dienst neemt, moet u een loonadministratie gaan bijhouden. Deze administratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dat is onder meer nodig om de belastingdienst de juiste gegevens te kunnen verstrekken.

Naast de loonstaat moet u alle gegevens over uw werknemer administreren die van belang zijn voor een

controle. Zoals:

het arbeidscontract
de opgaaf van gegevens voor de loonheffingen.
het verzoek om de tijdelijke heffingskorting voor vroeggepensioneerden toe te passen.
de kopie van het identiteitsbewijs (geen rijbewijs).
verlof- en ziektestaten

Uit de loonadministratie wordt niet alleen het loon voor uw werknemer bepaald maar ook de af te dragen loonheffingen. Deze loonheffingen bestaat uit volksverzekeringen en loonbelasting. De berekening van de loonheffingen is veelal een lastige materie en wordt daarom door veel werkgevers uitbesteed.

Hieronder een uitleg hoe het systeem van Sociale Zekerheid in Nederland is ingericht. Dit geld voor 2014;

De sociale zekerheid in Nederland omvat de:

1) Sociale verzekeringen

2) Sociale voorzieningen

Daarna volgen twee zaken die we nader bekijken om de loonberekeningen beter te begrijpen:

3) Grondslagen premies

4) Uitleg berekening werknemersverzekeringen.

Ad 1) Sociale verzekeringen

De sociale verzekeringen zijn onderverdeeld in:

1a) de werknemersverzekeringen (sociale premies), en

1b) de volksverzekeringen.

1a Werknemersverzekeringen (sociale premies)

De werknemersverzekeringen - het woord zegt het al - zijn alleen bedoeld voor werknemers. Ze verzekeren werknemers tegen derving van inkomen en tegen het risico van geneeskundige kosten. In Nederland kennen we landelijk verplichte werknemersverzekeringen en risicogroep-eigen werknemersverzekeringen.

Landelijk verplichte werknemersverzekeringen

Deze betreffen de:

• Werkloosheidswet (WW). De werkgever betaalt ook in 2014 WW-premie. De werknemer niet.

• Zorgverzekeringswet (ZVW). Deze premie wordt sinds 2013 geheel door de werkgever betaald. De ZVW-premie verdwijnt daarmee van de loonstrook van de werknemer. • Wet Arbeidsongeschiktheid (WAO) / Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA). Debasispremie WAO/WIA betaalt de werkgever in alle sectoren volledig zelf. Dat geldt ook voor de uniforme premie WAO.

• Door de Modernisering Ziektewet verdwijnt per 2014 de gedifferentieerde premie WGA en komt er een nieuwe premie: de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk). Deze Whk-premie bestaat uit: premiedeel WGA-vast, premiedeel WGA-flex, premiedeel ZW-flex.De Whk-onderdelen WGA-vast en WGA-flex mag de werkgever voor de helft verrekenen met de werknemer. De werkgever betaalt dus de ene helft, de werknemer de andere helft. De premie is niet aftrekbaar en wordt door de werknemer dus vanuit het netto loon betaald. Het Whk-onderdeel ZW-flex mag niet worden verrekend met de werknemer.

Risicogroep-eigen werknemersverzekeringen

Elk bedrijf in Nederland is ingedeeld in een risicogroep (sector). Zo bestaan er in Nederland totaal zo’n 200 risicogroepen. Variërend van Agrarische bedrijven en Banken, tot Horeca en Stukadoors. Bijna al die 200 risicogroepen hebben een eigen Collectieve ArbeidsOvereenkomst (CAO). In een CAO worden door werkgevers- en werknemersorganisaties bindende afspraken gemaakt over risicogroep-eigen werknemersverzekeringen. Meestal worden die CAO-afspraken één maal per jaar opnieuw bekeken.

In een CAO staan veelal afspraken over de volgende risicogroep-eigen werknemersverzekeringen:

• Pensioen

• Sociaal fonds

• ANW-gat (Algemene Nabestaanden Wet), en het

• WIA-gat

Deze werknemersverzekeringen zijn bindend, dus verplicht. De onderlinge verdeling van de premie-betaling tussen de werkgever en de werknemer verschillen per risicogroep, evenals de premie-percentages zelf.

Premies inhouden en afdragen

De werkgever (= inhoudingsplichtige) moet de premies inhouden en afdragen, zowel voor de landelijk verplichte werknemersverzekeringen als voor de via de risicogroep-eigen werknemersverzekeringen.

De premies voor de landelijk verplichte werknemersverzekeringen draagt de werkgever af aan de fiscus. De premies voor risicogroep-eigen werknemersverzekeringen draagt de werkgever af aan het pensioenfonds, als het een pensioenpremie betreft.

1b) Volksverzekeringen

We kennen in Nederland de volgende volksverzekeringen:

Algemene ouderdomswet (AOW)
Algemene nabestaandenwet (ANW)
Algemene kinderbijslagwet (AKW), en de
Algemene wet bijzondere ziektekosten (AWBZ).

Omdat het verzekeringen betreft, wordt ook voor deze wetten premie geheven. De werknemer betaalt deze premies. De werkgever (ook nu de inhoudingsplichtige) houdt de premies voor de volksverzekeringen in. De volksverzekeringen verschillen niet per risicogroep. De regels worden namelijk landelijk en voor iedereen bindend door het Ministerie van Financiën bepaald.

Loonheffing

De werkgever houdt tegelijk met de volksverzekering een bedrag in voor de loonbelasting. Ook de loonbelasting wordt volledig door de werknemer betaald, en afgedragen door de werkgever aan de fiscus. De inhoudingen voor de volksverzekeringen en de loonbelasting tezamen vormen de zogenoemde loonheffing. De loonheffing dient als voorheffing op de inkomstenbelasting.

Loonheffingskorting

De Belastingdienst kent een korting op de loonheffing: de loonheffingskorting. Een werknemer mag zijn loonheffingskorting slechts bij één inhoudingsplichtige (werkgever) tegelijk laten toepassen. De totale loonheffingskorting wordt bepaald door de volgende heffingskortingen:

• de algemene heffingskorting

• de arbeidskorting

De algemene heffingskorting:

Alle (binnenlandse) belastingplichtigen hebben recht op de algemene heffingskorting. De algemene heffingskorting bedraagt € 2.103,-- voor het jaar 2014.

De arbeidskorting:

Werknemers met loon uit zogenoemde tegenwoordige arbeid hebben bovendien recht op arbeidskorting. Tegenwoordige arbeid is ‘normale’ arbeid'. De arbeidskorting geldt dus niet voor inkomsten uit bijvoorbeeld pensioenen, vut, AOW en dergelijke.

Schijven

Na aftrek van de loonheffingskorting, betaalt de werknemer over het ‘restbedrag’ over de eerste twee schijven loonbelasting en premie volksverzekering. Over het deel van het inkomen dat boven de twee schijven uitkomt, is alleen loonbelasting verschuldigd. Doordat het percentage loonheffing per schijf toeneemt, ontstaat er een systeem gebaseerd op draagkracht. Over de eerste schijf (t.m. € 19.645,--) wordt in 2014 36,25% betaald, terwijl dat over de vierde schijf (toptarief) 52,00% is.

Witte tabellen

In Loon worden voor de loonheffing vrijwel altijd de witte tabellen (van de fiscus) toegepast. Deze tabellen gelden voor loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. In die tabellen staat per tabelloon de loonheffing vermeld mét loonheffingskorting en zónder loonheffingskorting.

Verplichte werknemersverzekeringen + loonheffing = loonheffingen

De werkgever draagt de premies voor de landelijk verplichte werknemersverzekeringen, de ZVW-premie en de loonheffing af aan de fiscus. Die worden tezamen de loonheffingen genoemd.

Ad 2) Sociale voorzieningen

Naast de sociale verzekeringen zijn er de sociale voorzieningen. Ze vormen een aanvulling op de sociale verzekeringen. Wie niet in aanmerking komt voor een uitkering via een sociale verzekeringswet, of als deze uitkering te laag is om van te kunnen leven, kan een beroep

doen op de sociale voorzieningen. De bekendste sociale voorziening is de Algemene bijstandswet (ABW).

Voor de sociale voorzieningen hoeft geen premie te worden betaald. Ze worden betaald uit de algemene middelen (belastingen) en niet uit de premiepot. De uitvoering van ABW is opgedragen aan de Gemeentelijke Sociale Diensten.

Voor de berekeningen in Loon zijn de sociale voorzieningen niet van belang.

Ad 3) Grondslagen premies

Het begrip grondslagen is van belang als we de Nederlandse manier van loonberekeningen willen snappen. De Belastingdienst meldde reeds in 2006 dat er een (verdere) uniformering van de loonbegrippen zou gaan plaatsvinden, waarbij de grondslag fiscaal loon leidend is. In de praktijk viel dat echter tegen. Zo hadden tot en met het jaar 2013 de werknemers-verzekeringen, de premie Zorgverzekeringswet en de loonheffing elk een verschillende grondslag. Er is sinds 1 januari 2013 echter een grote stap gezet in de richting van meer eenheid in de grondslagen: de introductie van het uniforme loonbegrip. De gevolgen hiervan op een rij:

• Eén en dezelfde grondslag voor de premies werknemersverzekeringen, de premie Zorgverzekeringswet (ZVW) en de loonheffing.

• Hierdoor verdwijnen uit de loonberekeningen de volgende grondslagen: Loon Sociale Verzekeringen, Loon Zorgverzekeringswet en het Fiscaal loon.

• In plaats daarvan hanteren wij een nieuw begrip: het heffingsloon

Wat per 2013 echter onveranderd is gebleven: de risicogroep-eigen werknemers-verzekeringen kunnen per risicogroep verschillende grondslagen hebben. De ene risicogroep baseert de premie-berekening pensioen op het brutoloon, terwijl een andere risicogroep voor die premie het heffingsloon hanteert.

Voor een beter begrip volgt hieronder een uitleg van de diverse grondslagen:

Brutoloon

Het bruto loon is het ‘ruwe’ loon dat de werkgever en werknemer onderling overeenkomen.

Heffingsloon

Het heffingsloon is het brutoloon minus de risicogroep-eigen werknemersverzekeringen als die samenhangen met pensioen en arbeidsongeschiktheid. Het heffingsloon heet zo omdat het sinds 2013 de basis vormt voor zowel de landelijk verplichte werknemersverzekeringen, als ook voor de premie ZVW, én voor de loonheffing.

Netto loon

Het netto loon is vanzelfsprekend het loon dat de werknemer uiteindelijk 'schoon' in handen krijgt.

Ad 4) Uitleg berekening werknemersverzekeringen

Bij de berekening van de diverse werknemers- en eventuele pensioenverzekeringen komen begrippen als franchise, maximum bedragen voor premieberekening en leeftijdsgrens om de hoek kijken. Om ook in deze materie beter inzicht te verkrijgen, vindt u onderstaand een uitleg per genoemd begrip.

Franchise

Een franchise is een vrijgesteld bedrag. Dat wil zeggen een bedrag dat vóór de berekening van bijvoorbeeld de pensioenpremie mag worden afgetrokken van de grondslag.

Voorbeeld: anno 2014 bedraagt een pensioenpremie 5% van het bruto loon. De franchise bedraagt € 1.000 per maand. Stel dat het bruto loon € 3.000,-- per maand bedraagt. Het bruto loon van € 3.000,-- minus die € 1.000,-- = € 2.000,--. Daarover 5% = € 100,--. Zonder de franchise zou de premie pensioen recht-toe-recht-aan 5% van € 3.000,-- bedragen. Let op: in het kader van de uniformering loonbegrip is de franchise voor de premie WW per 2013 afgeschaft. Een franchise komt alleen nog voor bij risicogroep-eigen werknemers-verzekeringen.

Maximum bedrag voor premieberekening

Het bedrag dat geheven mag worden voor een premie kent altijd een maximum. Als de werknemer uit ons voorbeeld een heffingsloon kent van € 4.500,-- per maand, dan zal de afdracht voor bijvoorbeeld de premie ZVW níet € 4.500,-- x 7,50% = € 337,50 bedragen.

Bij een heffingsloon van € 4.500,-- per maand overschrijdt deze werknemer namelijk ruimschoots het maximum bedrag voor premieberekening ZVW. In 2014 bedraagt dat maximum € 4.284,50 per maand. Over een hoger bedrag mag simpelweg niet worden ingehouden. Om bij ons ZVW-voorbeeld te blijven: de werkgever betaalt per maand premie over maximaal € 4.284,50. Daarvan 7,50% = € 321,34.

De maximumpremie-grondslag voor de landelijk verplichte werknemersverzekeringen (WW, WAO/WIA, Werkhervattingskas) bedraagt in 2014 ook € 4.284,50 per maand.

Leeftijdsgrens

Voor veel premies werknemersverzekeringen geldt een maximum leeftijdsgrens. Boven die leeftijd mag de betreffende premie niet meer op het loon van de werknemer worden ingehouden of door de werkgever betaald. Meestal is die leeftijdsgrens 65 jaar en twee maanden (AOW-leeftijd in 2014). De premie Zorgverzekeringswet moet echter ook voor werknemers ouder dan 65 jaar en twee maanden betaald worden.